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Propuesta de implementación de un sistema ECM para la custodia y administración de los documentos electrónicos de la empresa TI Negocios Inteligentes S.A.S.
| dc.contributor.advisor | Baquero Villamil, Giovanny Alexander | |
| dc.contributor.author | Medina Quiroga, Ronald Yesid | |
| dc.coverage.temporal | 2023 | |
| dc.date.accessioned | 2025-05-05T21:40:23Z | |
| dc.date.available | 2025-05-05T21:40:23Z | |
| dc.date.issued | 2023-08-28 | |
| dc.identifier.uri | http://hdl.handle.net/10823/7689 | |
| dc.description.abstract | La tecnología se ha convertido en el principal aliado de las organizaciones en la actualidad, y el archivo de las compañías comerciales no podría ser un factor que se alejara del beneficio generado por la aparición de las nuevas tecnologías, en este sentido la documentación electrónica permite un acceso rápido y fácil a la información relevante, lo que mejora la eficiencia y la productividad en el trabajo diario, de acuerdo con lo anterior el objetivo principal de esta investigación es el desarrollo de una propuesta de implementación para un sistema de administración de contenido (ECM) por medio de la comprensión profunda de las necesidades y objetivos de la organización que permita a TI Negocios Inteligentes S.A.S. mejorar la custodia y gestión del archivo digitalizado de la organización, para su desarrollo se utiliza una metodología de tipo mixto, cuantitativo para recopilar y analizar los datos relacionados con el desempeño actual del sistema de gestión documental de la compañía, y el enfoque cualitativo utilizado para comprender las experiencias y percepciones de los usuarios del sistema ECM por medio de entrevistas en profundidad, las fases de la investigación buscan primero, el levantamiento y recopilación de información, luego el estudio, definición y adquisición de ambiente técnico, para finalizar con la configuración y presentación del diseño final del gestor documental; como resultado del estudio se presentan los requerimientos específicos de la organización frente a sus problemáticas en la custodia, almacenamiento y gestión documental, la definición de la estructura temática para el almacenamiento de los documentos de las diferentes áreas de la organización, los grupos de usuarios necesarios para implementar la seguridad de la herramienta y el control de acceso, y un plan de capacitación para el personal de la organización frente a la operación del nuevo sistema de gestión documental. | spa |
| dc.description.tableofcontents | Capítulo 1 Introducción 8 Capítulo 2 Contextualización del problema y justificación 10 Descripción del problema 10 Objetivos 13 Objetivo General 13 Objetivos específicos 13 Justificación 13 Capítulo 3 Marco de referencia 16 Estado del arte 16 Casos de éxito en proyectos similares 16 Marco teórico 24 Teorías de información utilizadas 24 Conceptos de interés 27 Capítulo 4 Metodología 29 Tipo de investigación 29 Variables del estudio 30 Fases de la investigación 32 Instrumentos para la recolección de la información 33 Muestra para la recolección de la información 33 Capítulo 5 Resultados y discusión. 34 5.1. Acta de Constitución del Proyecto 34 5.1.1. Descripción del Proyecto 34 5.1.2. Justificación del Proyecto 34 5.1.3. Objetivos del Proyecto 34 5.1.4. Alcance del Proyecto 35 5.1.5. Partes Interesadas 35 5.1.6. Cronograma Preliminar 36 5.1.7. Presupuesto Preliminar 36 5.1.8. Riesgos Iniciales 37 5.2. Análisis de los resultados para los instrumentos utilizados 37 5.3. Plan de Proyecto 48 5.3.1. Introducción 48 5.3.2. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) 49 5.3.3. Diccionario de la EDT 50 5.3.4. Cronograma del Proyecto 52 5.3.5. Presupuesto del Proyecto: 52 5.3.6. Recursos del Proyecto: 55 5.3.7. Gestión de Riesgos: 56 5.4. Plan de Comunicación del Proyecto 60 5.4.1. Introducción 60 5.4.2. Objetivos de Comunicación 61 5.4.3. Partes Interesadas 61 5.4.4. Canales de Comunicación: 62 5.4.5. Responsabilidades de comunicación 63 5.4.6. Gestión de problemas y reclamaciones 64 5.4.7. Evaluación y Retroalimentación 67 5.5. Calidad del Proyecto: 68 Capítulo 6 Conclusiones. 70 Lista de referencias 72 Apéndice 74 | spa |
| dc.title | Propuesta de implementación de un sistema ECM para la custodia y administración de los documentos electrónicos de la empresa TI Negocios Inteligentes S.A.S. | spa |
| dc.type | materThesis | spa |
| dc.type.local | Tesis/Trabajo de grado - Monografía - Maestría | spa |
| dc.type.driver | info:eu-repo/semantics/masterThesis | spa |
| dc.title.translated | Proposal for implementing an ECM system for the safekeeping and management of electronic documents for the IT company Negocios Inteligentes S.A.S. | spa |
| dc.subject.proposal | Documentación Electrónica | spa |
| dc.subject.proposal | Sistema de Gestión Documental | spa |
| dc.subject.proposal | Seguridad y Control de Acceso | spa |
| dc.subject.proposal | Organización Jerárquica de Archivos | spa |
| dc.subject.lemb | Gestión Documental | spa |
| dc.subject.lemb | Archivos Electrónicos | spa |
| dc.subject.lemb | Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos | spa |
| dc.description.abstractenglish | Technology has become the main ally of organizations today, and the archive of commercial companies could not be a factor that would move away from the benefit generated by the emergence of new technologies, in this sense electronic documentation allows quick and easy access to relevant information, which improves efficiency and productivity in daily work, in accordance with the above the main objective of this research is the development of an implementation proposal for a content management system (ECM) through a deep understanding of the needs and objectives of the organization that allows TI Negocios Inteligentes S.A.S. improve the custody and management of the organization's digitized archive, for its development a mixed methodology is used, quantitative to collect and analyze data related to the current performance of the company's document management system, and the qualitative approach used to understand the experiences and perceptions of users of the ECM system through in-depth interviews, the phases of the research seek first, the collection and collection of information, then the study, definition and acquisition of technical environment, to end with the configuration and presentation of the final design of the document manager; as a result of the study, the specific requirements of the organization are presented in relation to its problems in the custody, storage and management of documents, the definition of the thematic structure for the storage of documents from the different areas of the organization, the user groups necessary to implement the security of the tool and access control, and a training plan for the organization's personnel in relation to the operation of the new document management system. | spa |
| dc.subject.keywords | Electronic Documentation | spa |
| dc.subject.keywords | Document Management System | spa |
| dc.subject.keywords | Security and Access Control | spa |
| dc.subject.keywords | Hierarchical File Organization | spa |
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| dc.type.coar | http://purl.org/coar/resource_type/c_bdcc | spa |
| dc.type.version | info:eu-repo/semantics/acceptedVersion | spa |
| dc.type.coarversion | http://purl.org/coar/version/c_ab4af688f83e57aa | spa |
