Propuesta de implementación de un sistema ECM para la custodia y administración de los documentos electrónicos de la empresa TI Negocios Inteligentes S.A.S.

Abstract

La tecnología se ha convertido en el principal aliado de las organizaciones en la actualidad, y el archivo de las compañías comerciales no podría ser un factor que se alejara del beneficio generado por la aparición de las nuevas tecnologías, en este sentido la documentación electrónica permite un acceso rápido y fácil a la información relevante, lo que mejora la eficiencia y la productividad en el trabajo diario, de acuerdo con lo anterior el objetivo principal de esta investigación es el desarrollo de una propuesta de implementación para un sistema de administración de contenido (ECM) por medio de la comprensión profunda de las necesidades y objetivos de la organización que permita a TI Negocios Inteligentes S.A.S. mejorar la custodia y gestión del archivo digitalizado de la organización, para su desarrollo se utiliza una metodología de tipo mixto, cuantitativo para recopilar y analizar los datos relacionados con el desempeño actual del sistema de gestión documental de la compañía, y el enfoque cualitativo utilizado para comprender las experiencias y percepciones de los usuarios del sistema ECM por medio de entrevistas en profundidad, las fases de la investigación buscan primero, el levantamiento y recopilación de información, luego el estudio, definición y adquisición de ambiente técnico, para finalizar con la configuración y presentación del diseño final del gestor documental; como resultado del estudio se presentan los requerimientos específicos de la organización frente a sus problemáticas en la custodia, almacenamiento y gestión documental, la definición de la estructura temática para el almacenamiento de los documentos de las diferentes áreas de la organización, los grupos de usuarios necesarios para implementar la seguridad de la herramienta y el control de acceso, y un plan de capacitación para el personal de la organización frente a la operación del nuevo sistema de gestión documental.