OptiProcess: automatización inteligente de tiempos

Abstract

El trabajo presenta un plan de mejora para optimizar los procesos internos del área de conciliación y recaudo en Seguros Bolívar, con el objetivo de fortalecer la gestión administrativa y financiera mediante la reducción de tiempos operativos y la minimización de errores manuales. Se describe el rol estratégico del analista de conciliación y cartera, cuyas funciones incluyen la depuración de inconsistencias, normalización de cartera, elaboración de estados de cuenta y coordinación de mesas de conciliación con empresas afiliadas El problema identificado radica en la dependencia de llamadas telefónicas para contactar a las compañías, lo que genera sobrecarga operativa, altos costos de tiempo y riesgo de incumplimiento de plazos. Para solucionarlo, se propone la implementación de un sistema automatizado desarrollado en Google Apps Script, que conecta bases de datos en Google Sheets con Gmail, permitiendo el envío masivo de comunicados con formato corporativo estandarizado. La automatización garantiza mayor eficiencia, cumplimiento normativo y mejor percepción del servicio, al reducir la carga repetitiva del analista y permitirle enfocarse en actividades estratégicas como la depuración de cartera. Además, el sistema incluye validaciones de calidad, generación automática de evidencias en PDF y enlaces de programación en Google Calendar, asegurando transparencia y escalabilidad sin costos adicionales. En conclusión, la propuesta representa una estrategia innovadora que impacta positivamente en la productividad del área, mejora la comunicación con empresas afiliadas y fortalece la capacidad de respuesta de Seguros Bolívar en un entorno competitivo.