Propuesta de Mejora del Proceso de Facturación de Vehículos de la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A.

Abstract

La propuesta de mejora se desarrolla en la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A., empresa estratégica para el comercio exterior colombiano, con el propósito de optimizar el proceso de facturación de vehículos mediante la integración de los sistemas GP4 y SAP con la plataforma Navis N4 Billing. El análisis realizado evidenció que el proceso actual depende de múltiples sistemas y de actividades manuales para validar información y emitir facturas, lo que ocasiona demoras, reprocesos, mayor riesgo de errores y retrasos en la atención al cliente. Para abordar esta problemática se aplicó una metodología basada en la observación del proceso, la identificación de actividades manuales, el análisis de tiempos y sistemas utilizados, el diseño de un flujo optimizado y la comparación entre el proceso actual y la propuesta de mejora. Como resultado, se plantea centralizar la gestión de la información en N4 Billing, permitiendo automatizar tareas, reducir consultas a diferentes plataformas y fortalecer la trazabilidad de los datos. La implementación propuesta disminuye las actividades operativas de 14 a 10, logrando una reducción del 28,57 % en el tiempo del proceso y una importante disminución del riesgo de errores humanos. Además, favorece una facturación más ágil, un recaudo oportuno, una mejor utilización de los recursos y una mayor productividad del personal. Desde la perspectiva del cliente, la propuesta mejora los tiempos de respuesta, facilita el retiro de la carga y fortalece la calidad del servicio. En conjunto, la integración de los sistemas representa una estrategia de transformación digital que incrementa la eficiencia operativa, optimiza el control de la información y aporta mayor competitividad a la organización.