Propuesta para la mejora del proceso de creación de órdenes de compra en el ERP PeopleSoft para automatizar el seguimiento y control presupuestal de proyectos de obra y remodelación en Alkosto-Ktronix

Abstract

En el presente trabajo se registra la propuesta de mejora al proceso de creación de órdenes de compra en el ERP PeopleSoft con el fin de automatizar el seguimiento y control presupuestal de proyectos de obra y remodelación en Alkosto – Ktronix. Se implementó una metodología mixta que integra métodos cualitativos y cuantitativos con enfoque aplicado. La investigación inicia con el diagnóstico del proceso, en donde se identificó que el 31,58 % de la muestra, 342 órdenes de compra, tuvieron errores en cualquiera de los campos críticos (campaña, unidad de envío, centro de costo y comprador). Lo que impide el uso del informe que produce el módulo de presupuesto, presente en la plataforma del ERP, obligando a que el seguimiento presupuestal se haga de forma manual, generando demoras y reprocesos. Para entender mejor el problema se hizo un levantamiento de información mediante la realización de unas encuestas a los compradores encargados de generar las órdenes y también se realizó una entrevista al jefe del área de presupuestos para que explicara a detalle la situación con el módulo en desuso. Se redactó un manual de proceso con el objetivo de estandarizar el proceso, reducir la variabilidad y los errores. Se compartió con los compradores y se socializó su uso, resaltando la importancia de generar las órdenes con los datos correctos para que el control de presupuesto se hiciera de forma correcta y en tiempo real. Esto logró una reducción considerable en la cantidad de errores del 18 % en una muestra de 155 órdenes de compra generadas después de la socialización del manual en el periodo comprendido entre septiembre y noviembre de 2025. Se concluye que la estandarización mejora la calidad de datos y facilita el control presupuestal, aunque es importante aclarar que dentro del módulo de presupuestos se requieren parametrizaciones adicionales y validaciones técnicas para volver a usar plenamente el QUERY.