Innovación en el sistema de facturación electrónica de proveedores: un enfoque para garantizar el cumplimiento normativo y la reducción de costos operativos

Abstract

En el área de contabilidad de Profamilia, una organización privada sin ánimo de lucro dedicada a la salud sexual y reproductiva en Colombia se ha identificado un problema significativo relacionado con la recepción de facturas electrónicas emitidas por los proveedores. Por lo que, estas facturas no están llegando al correo designado por la organización, sino a correos no autorizados, lo que impide su correcta legalización y reconocimiento ante la DIAN, generando sobre costos y posibles sanciones fiscales y financieras. El objetivo general de este trabajo se basa en desarrollar un proyecto innovador y eficiente para optimizar el sistema de facturación electrónica de los proveedores, garantizando el cumplimiento normativo, minimizando el riesgo de sanciones fiscales y financieras, y reduciendo los sobre costos operativos mediante la implementación de buenas prácticas contables. La metodología empleada es cuantitativa, con un diseño descriptivo y correlacional. Se llevaron a cabo entrevistas y encuestas a coordinadores y trabajadores del área financiera para identificar problemas y proponer mejoras. Sin embargo, Profamilia no ha enfrentado sanciones hasta el momento, ha incurrido en costos adicionales por pagos extemporáneos. Las encuestas revelaron que el 5% de las facturas no son reconocidas por la DIAN debido a errores en su recepción. Así mismo, los hallazgos recomendaron que implementar un sistema robusto de control interno es esencial para asegurar la correcta recepción y procesamiento de las facturas. Se evidenció la mejora y ayudo a minimizar riesgos y optimizar los flujos de trabajo. Se sugirió utilizar códigos QR para facilitar la recepción adecuada de facturas y mantener actualizadas las bases de datos. Además, la aplicación del flujo grama garantizo que las facturas de arrendamiento lleguen a tiempo y se paguen dentro del plazo establecido, evitando así sanciones por pagos tardíos. En conclusión, un sistema eficiente de facturación electrónica no solo garantiza el cumplimiento normativo y reduce costos operativos, también, mejora las relaciones con los proveedores y contribuye a la sostenibilidad financiera de Profamilia.