Mejora del proceso de alistamiento de materiales en la empresa Servicios BYR

Abstract

Iniciando el año 2023, en la empresa Servicios BYR se cerró un negocio el cual implica la entrega de 50 sistemas de bombeo preensamblados entre los meses de agosto y septiembre, adicional a los sistemas contratados que se tienen en el año con otros clientes. Para esto se comenzó a realizar el listado de materiales por sistema de forma manual, pero se identificó que además de los reprocesos que se tienen por solicitud de materiales incompletas, el proceso no es eficiente ya que la persona encargada de esta actividad por sus demás obligaciones se estaba tardando mucho tiempo en un solo alistamiento. A raíz de lo anterior se da inicio a esta propuesta con un plan piloto el cual consta de una plantilla en Excel en la que se relacionan solamente los diámetros de la tubería y numero de bombas a instalar, y en base a esta información, automáticamente se genera un listado de los accesorios necesarios para la fabricación de los preensambles. Luego de identificar que con esta plantilla en Excel se disminuyeron los errores en el alistamiento y solicitud de materiales, además de la optimización de tiempo de la persona encargada, se planteó sincronizar el Excel con SAP para igualmente evitar el aprovisionamiento en SAP de forma manual, disminuir también en ese proceso la probabilidad de error y tener compras efectivas en los proyectos. Para esto se contactó la empresa encargada de la programación de SAP para con su soporte lograr hacer exitosamente esta vinculación de las herramientas, pero informan que debido al plan básico que se tiene en la compañía, no es posible hacer esta vinculación y para tener este tipo de accesos se debe adquirir un paquete diferente el cual la compañía tiene para proyección del 2024.