Diseño de un sistema automatizado de confirmación de recaudos en cuentas Pichincha y Banco de Bogotá bajo metodología Scrum en el Politécnico Grancolombiano

Abstract

El presente estudio tuvo como propósito diseñar un sistema automatizado de confirmación de recaudos bancarios para las cuentas del Banco Pichincha y Banco de Bogotá en la Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano, empleando la metodología ágil Scrum, con el fin de optimizar el proceso actual, disminuir errores manuales y mejorar la eficiencia operativa. Se aplicó una metodología de enfoque mixto, con un nivel de investigación descriptivo y explicativo. Se utilizaron técnicas como observación directa, entrevistas semiestructuradas, análisis BPMN y diagrama de Ishikawa para identificar los cuellos de botella del proceso actual. La población estuvo conformada por 13 funcionarios de las áreas de contabilidad y servicios especializados. Se diseñó un modelo automatizado (TO-BE), considerando herramientas como RPA, APIs bancarias y paneles de control en tiempo real, y se estructuró un plan de trabajo bajo metodología Scrum con definición de roles, historias de usuario, sprints y backlog. Se evidenció que el proceso manual actual genera demoras de hasta 48 horas en la matrícula de los estudiantes, múltiples reprocesos y errores de digitación, afectando los niveles de servicio. El diseño del sistema propuesto permitiría reducir el tiempo de validación de pagos a menos de 3 minutos, disminuir errores en un 80 %, y aumentar la satisfacción estudiantil al 80 %. Además, se establece una arquitectura escalable, segura y de fácil integración con sistemas bancarios y académicos; La automatización del proceso de confirmación de recaudos mejora significativamente la eficiencia, precisión y trazabilidad, y contribuye a una mejor experiencia del usuario. Se recomienda implementar el sistema de forma gradual, iniciando por la integración con los bancos, con acompañamiento en gestión del cambio y capacitación del personal.